Ngày nay, trong hoạt động vận hành kinh doanh của hầu hết khách sạn không thể thiếu một công cụ vô cùng đắc lực - đó chính là PMS. Bài viết chia sẻ sau đây Folio PMS sẽ cùng bạn tìm hiểu PMS là gì và những điều cần biết liên quan đến thuật ngữ này.

PMS ra đời là giải pháp tối ưu giúp thay thế các bảng tính Excel phức tạp mà nhiều khách sạn sử dụng trong quản lý khách sạn trước đây. Vậy PMS là gì mà mang tính đột phá đến vậy?

Bạn hiểu PMS là gì?​

► PMS là gì?

PMS (Property Management System) là thuật ngữ chỉ hệ thống phần mềm quản lý khách sạn. PMS hoạt động giống như một “trung tâm thần kinh” kết nối dòng thông tin - quản lý vận hành hàng ngày, giúp nhân viên khách sạn phối hợp với nhau phục vụ khách lưu trú hiệu quả hơn.

51 thuật ngữ chuyên ngành cơ bản cho nhân viên đặt phòng khách sạn

► Vì sao khách sạn cần sử dụng PMS?

Chính sự mở rộng về quy mô cơ sở lưu trú cộng với sự phát triển về số lượng lẫn chất lượng dịch vụ khách sạn đòi hỏi trong công tác điều hành cần có giải pháp quản lý hiệu quả và tiết kiệm nhất. Bước đột phá về công nghệ và sự xuất hiện của PMS chính là giải pháp tối ưu mà nhà quản lý khách sạn cần tìm. Hầu hết hệ thống PMS hiện nay đều được tích hợp nhiều chức năng khác nhau: đặt phòng khách sạn, thu - chi, kế toán, quản lý nhân viên… giúp nhà quản lý dễ dàng có được cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động kinh doanh khách sạn.

Bên cạnh đó, việc ứng dụng phần mềm còn giúp đơn giản hóa công tác quản lý các bộ phận trong khách sạn trên cùng một hệ thống, tránh thất thoát tài sản và giúp khách sạn kinh doanh hiệu quả hơn.

► Phân loại PMS khách sạn

- On-premise/server-based/legacy hotel PMS - PMS tại chỗ

Đây là loại phần mềm được cài đặt để lưu trữ dữ liệu cục bộ tại khách sạn. Cơ sở lưu trú cần có đội ngũ IT để duy trì việc vận hành và bảo trì hệ thống.

- Hybrid cloud hotel PMS - PMS“lai” công nghệ đám mây

Với các phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng Hybrid cloud hotel PMS, người dùng truy cập vào thông qua trình duyệt web trên máy tính, máy tính bảng hay điện thoại di động. Điều này có nghĩa là dữ liệu được lưu trữ cục bộ trên hệ thống máy chủ hoặc cũng có thể truy cập từ xa. Tuy nhiên, một số tính năng nhất định chỉ có trên nền tảng chính của phần mềm.

- Web-native cloud hotel PMS - PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây

Việc sử dụng Web-native cloud hotel PMS là một giải pháp tối ưu nhất cho các khách sạn hiện nay vì không tốn chi phí đầu tư vào phần cứng hay đội ngũ IT. Cơ sở lưu trú sẽ chọn gói dịch vụ và chi trả số tiền tương ứng cho nhà cung cấp. Dữ liệu được lưu trữ bằng công nghệ điện toán đám mây nên người dùng có thể truy cập vào hệ thống dữ liệu bằng bất cứ thiết bị nào - mọi lúc - mọi nơi chỉ cần có kết nối Internet, cho phép quản lý khách sạn từ xa một cách dễ dàng.

Hầu hết các khách sạn hiện nay đều sử dụng Web-native cloud hotel PMS bởi nhiều ưu điểm vượt trội

► Vì sao PMS ứng dụng công nghệ điện toán đám mây được sử dụng phổ biến?

- Dễ dàng triển khai

- Quy trình thực hiện nhanh hơn

- Chi phí sở hữu phần mềm thấp do không cần đầu tư vào phí giấy phép, máy chủ hay đội ngũ nhân sự IT

- Được cập nhật và nâng cấp phần mềm miễn phí

- Truy cập quản lý từ xa, mọi lúc - mọi nơi

- Vì không cần cài đặt cục bộ nên tối thiểu hóa các vấn đề liên quan

- Được cung cấp API mở - cho phép tích hợp liền mạch với các giải pháp của bên thứ 3

- Bảo đảm vấn đề bảo mật dữ liệu

- Không chỉ tự động hóa và tinh giản hoạt động quản lý, giờ đây PMS phát triển trở thành nền tảng giúp các khách sạn tăng khả năng hiển thị, tiếp cận đối tượng khách hàng mục tiêu trên nhiều khu vực địa lý, qua đó bán được nhiều phòng hơn.

- Tích hợp nhiều tính năng quan trọng:

  • Hệ thống khóa cửa

  • Hệ thống truyền hình tương tác

  • Thanh toán trực tuyến

  • Hệ thống thư thoại

  • Máy bán hàng tự động

  • Máy cà thẻ thanh toán

  • Kiosk check-in (máy check-in tự động)

  • Máy quét hộ chiếu

  • EPABX - Hệ thống điện thoại của khách sạn…

► PMS hoạt động như thế nào?

Không chỉ đơn thuần là một phần mềm mang lại mức độ tự động hóa cao hơn, hệ thống PMS giờ đây giúp các khách sạn theo dõi toàn bộ chu trình trải nghiệm của khách hàng, ngay từ khi đặt phòng đến thu thập dữ liệu để quản lý quan hệ khách hàng trong tương lai. Để hiểu PMS khách sạn hoạt động như thế nào, hãy cùng xem xét các tính năng quan trọng giúp quản lý khách sạn tổng thể hiệu quả.

- Quản lý hồ sơ khách hàng

Ghi lại chi tiết thông tin khách hàng gồm: họ tên, giới tính, quốc tịch, liên hệ, dạng khách, loại phòng đặt, thích - không thích, phương thức thanh toán, yêu cầu đặc biệt… Điều này giúp khách sạn hiểu, phục vụ khách tốt hơn trong thời gian lưu trú hiện tại và tương lai.

PMS giúp lưu trữ kho dữ liệu hồ sơ khách hàng

- Cập nhật thông tin thanh toán

  • Dễ dàng cập nhật chi phí phát sinh của khách trong thời gian lưu trú

  • Xử lý hoạt động thanh toán trực tiếp tại quầy lễ tân

  • Xử lý hóa đơn

  • Chia nhiều folios với các hướng dẫn thanh toán cụ thể…

- Kiểm toán đêm

  • Cho phép xác nhận và đối chiếu số dư cuối cùng của các giao dịch trong ngày

  • Xuất báo cáo chi tiết thông tin phòng, báo cáo truy cập, báo cáo doanh thu, báo cáo thuế…

- Quản lý kế hoạch giá

  • Giúp xem xét hiệu suất của các kênh bán hàng, nhu cầu, công suất phòng, giá của đối thủ cạnh tranh, mùa cao điểm - thấp điểm… để đề xuất mức giá phòng phù hợp.

  • Tạo tỷ lệ quan hệ, nhiều mức giá cho một lần lưu trú, thiết lập và thay đổi mức giá hàng ngày hay theo tháng.

  • Điều chỉnh giá phòng theo giá động dựa trên công suất phòng

- Quản lý tiệc & sự kiện

  • Cung cấp thông tin phòng tiệc và các khu vực họp trống, có thể đặt trước hoặc đã đặt.

  • Xử lý thanh toán, đăng giao dịch lên sổ cái bán hàng

  • Được cấu hình để gắn thẻ trước, chia hóa đơn, thanh toán theo phiên hay thanh toán tổng hợp cho tất cả các phiên

- Điểm bán hàng

  • Thiết lập các POS cần thiết: nhà hàng, quầy bar, phòng tập gym, spa, cửa hàng quà tặng…

  • Tất cả các hóa đơn từ POS được đồng bộ hóa với PMS

  • Áp dụng chính sách giảm giá hay hoàn tiền…

- Báo cáo hệ thống thông tin quản lý

  • Tổng kết doanh thu mỗi ngày/ tuần/ tháng/ năm

  • Giúp theo dõi, đánh giá và xác định hiệu quả kinh doanh khách sạn

  • Cung cấp thông tin thống kê toàn diện và dự báo ngân sách để tạo ra giá phòng cạnh tranh

- Quản lý kế toán tài chính

  • Kiểm soát chi phí và giao dịch theo bộ phận cho thu nhập

  • Tính toán ngân sách và tỷ lệ

  • Phân tích dòng tiền

  • Đối chiếu ngân hàng

  • Thuế

  • Thu thập dữ liệu tập trung để báo cáo lãi - lỗ hiệu quả

- Chi phí thực phẩm & đồ uống

  • Kiểm soát chi phí thực phẩm & đồ uống trong khách sạn

  • Tự động hóa quá trình tiêu thụ và đăng bán hàng

  • Tính toán chi phí dựa trên công thức 

  • Theo dõi việc sử dụng nguyên liệu thô để có kế hoạch sử dụng tốt hơn, tránh lãng phí

  • Kiểm soát hàng tồn kho, kịp thời xử lý tình huống tình trạng thừa hay hết hàng

- Quản lý nhân sự và tiền lương

  • Theo dõi thông tin nhân viên: ngày bắt đầu làm việc, thử việc, thăng chức, lương, sửa đổi lương, nghỉ phép, chuyển bộ phận/ khách sạn…

- Quản lý bảo trì

  • Lên lịch và thực hiện việc bảo trì định kỳ

  • Cung cấp các báo cáo phân tích giúp giảm chi phí bảo trì, cải thiện năng suất lao động

► Các chức năng cơ bản của phần mềm quản lý khách sạn - PMS

Mỗi phòng ban trong khách sạn sẽ có những công việc khác nhau. Do đó, phần mềm quản lý khách sạn - PMS sẽ có những chức năng như sau:

- Những chức năng cho bộ phận lễ tân: Quản lý đặt phòng, đăng ký, tình trạng phòng, giao dịch tiền phòng và tiền dịch vụ, thanh toán, kiểm toán đêm, báo cáo.

- Các chức năng cho bộ phận bán hàng và marketing: Quản lý đặt phòng cho khách lẻ, khách đoàn, hệ thống thông tin - dữ liệu khách lưu trữ, lịch sử khách lưu trú, quản lý công suất - năng suất, thông tin công ty, lữ hành, báo cáo liên quan đến chiến lược bán hàng - giá bình quân và thị trường.

- Các chức năng cho bộ phận buồng phòng: Xử lý đồ thất lạc, tình trạng buồng phòng, charge dịch vụ giặt là, mini-bar,...

- Các chức năng bộ phận ăn uống: Điểm bán hàng, quản lý kho, báo cáo bán hàng, hóa đơn.

- Chức năng bộ phận nhân sự: Lưu trữ thông tin về ca làm việc, chấm công và đánh giá công tác.

- Chức năng của bộ phận kế toán: Quản lý doanh thu, công nợ, tiền lương.

- Chức năng khác: Tích hợp phần cứng như tổng đài điện thoại, khóa từ, hệ thống điện, booking engine trên website khách sạn

► Những vấn đề cần lưu ý khi chọn PMS cho khách sạn

- Chi phí

Lựa chọn phần mềm có mức giá phù hợp tùy thuộc vào quy mô và loại hình khách sạn. Đừng vì “ham rẻ” hay nghĩ “cái đắt nhất là cái tốt nhất” mà lựa chọn phần mềm không thích hợp với nhu cầu sử dụng.

- Giao diện

Phần mềm quản lý khách sạn lựa chọn phải tương thích về giao diện, tương thích với trình duyệt - được thiết kế trên cùng nền tảng hoặc là nền tảng ứng dụng độc lập.

- Tính năng

PMS cần có nhiều tính năng khác nhau, phục vụ cho việc quản lý của tất cả bộ phận hiện có trong khách sạn.

- Nhà cung cấp

Nên lựa chọn nhà cung cấp PMS uy tín trên thị trường, được nhiều khách sạn sử dụng.

- Thông tin review

Trước khi quyết định chọn mua phần mềm quản lý khách sạn cần tham khảo thông tin của những khách sạn đồng hạng, cùng quy mô - xin review về phần mềm dự định mua từ cơ sở lưu trú đang sử dụng để cân nhắc kỹ lưỡng.

Nên tham khảo thông tin review trước khi chọn mua PMS cho khách sạn

► Các PMS phổ biến hiện nay

- PMS quốc tế

  • Opera: chuyên dùng cho khách sạn lớn 5 sao, khách sạn chuỗi

  • Smile: dùng cho khách sạn 3 - 4 sao, quy mô nhiều phòng

  • Pegasus: khách sạn 3 - 4 sao, dưới 100 phòng

- PMS của Việt Nam: 

  • Newway: dùng cho khách sạn, resort 3 - 4 sao

  • Folio PMS: dùng cho khách sạn, căn hộ: 2-5 sao

  • Skyhotel: khách sạn vừa và nhỏ (1 - 3 sao), homestay, villa, nhà nghỉ

  • Intelio: khách sạn 1 - 3 sao

  • Smart Hotel: khách sạn quy mô 2-5 sao, homestay, hostel, villa

Hoạt động quản lý vận hành - kinh doanh khách sạn hiện nay đã trở nên “dễ thở” hơn rất nhiều nhờ có hệ thống phần mềm quản lý