PHẦN MỀM QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH TOUR DU LỊCH - FOLIO TOURIST

FOLIO TOURIST là hệ thống quy trình khép kín trong vận hành và quản lí doanh nghiệp cung cấp dịch vụ du lịch. Giúp bạn và doanh nghiệp của bạn kết nối và hoàn thành cũng như quản lí điều hành công ty du lịch mọi lúc, mọi nơi. Phần mềm giải quyết trọn vẹn các mối quan tâm của doanh nghiệp từ khâu tiếp nhận request/booking cho đến các công việc điều hành tour và quản lý kinh doanh. FOLIO TOURIST hỗ trợ tối đa cho các nhà điều hành thông qua các báo cáo điện từ cập nhật liên tục các hoạt động kinh doanh của toàn bộ doanh nghiệp.

LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ TOUR DU LỊCH

• Hệ thống được lập trình trên nền tảng webpage thích ứng với mọi thiết bị có kết nối internet

• Tối ưu hóa quy trình tương tác công việc giữa các bộ phận phòng ban

• Hỗ trợ phân loại, sàng lọc, đánh giá database => Tăng tỉ lệ chuyển đổi giao dịch, doanh thu
• Báo cáo thống kê trực quan, phân tích toàn cảnh tình hình hoạt động của doanh nghiệp => Tăng hiệu quả hoạt động.
• Hệ thống báo cáo điện từ cập nhật từng phút hoạt động kinh doanh của từng chi nhánh giúp bạn hạn chế tối đa các rủi ro.

CÁC TÍNH NĂNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH TOUR DU LỊCH FOLIO 

Phân hệ quản lý sản phẩm

Hệ thống quản lý hệ thống sản phẩm tour du lịch của doanh nghiệp đầy đủ, chi tiết … hạn chế tối đa các thiếu sót trong quá trình triển khai, thực hiện các tour cũng như xây dựng các tour sản phẩm của doanh nghiệp mình. Báo gồm các chức năng:

• Quản lý xây dựng chương trình tour

• Quản lý xây dựng tour mẫu, tour theo yêu cầu

• Quản lý xây dựng chiết tính tour

• Quản lý các đối tác cung cấp các dịch vụ đi kèm

Quản lý tour mẫu và tính giá tour là một trong những chức năng nổi bật của hệ thống. Người phụ trách quản lý tour mẫu dựa vào nghiệp vụ có sẵn của hệ thống có thể tham khảo cách tính giá thành, giá bán dựa trên các thông số lợi nhuận phù hợp.

Phân hệ quản lý kinh doanh Tour

Giải pháp hỗ trợ bán hàng hiệu quả đối với các doanh nghiệp, giúp bạn tiếp cận bán hàng từ mọi khía cạnh, xác định các yếu tố cần điều chỉnh theo nhu cầu khách hàng…. Phân hệ gồm các nhóm chức năng chính sau:

• Quản lý tour dành cho khách lẻ: Tour mở bán, tour chờ duyệt, booking, vé tour (ticket), ghép tour, tách tour.

• Quản lý tour theo đoàn: Quản lý thông tin yêu cầu tour, tour chờ duyệt, hợp đồng tour.

• Tương tác với khách hàng thông qua hệ thống email được tích hợp sẵn trên hệ thống

• Gửi hợp đồng cho ban điều hành tour để duyệt hợp đồng

• Khách hàng: Quản lý toàn bộ danh sách khách hàng, người đại diện liên hệ

• Du khách: Quản lý thông tin du khách của từng tour

Bộ phận kinh doanh sẽ tương tác trực tiếp với khách hàng để tiếp nhận yêu cầu tour. Tùy thuộc vào loại tour mà khách hàng yêu cầu sẽ có những hành động tiếp theo khác nhau.
Bộ phận kinh doanh có nhiệm vụ tương tác với khách hàng để tiếp nhận yêu cầu, tương tác với bộ phận xây dựng Tour và bộ phận điều hành để các dịch vụ khách hàng yêu cầu được cung cấp một cách tốt nhất. Ngoài ra, bộ phận kinh doanh sẽ tương tác với Bộ phận kế toán thông qua các yêu cầu thu công nợ khách hàng.

Phân hệ quản lý điều hành tour

Phân hệ chủ yếu dành cho bộ phận quản lý và điều hành tour hoặc người dùng được phân quyền thao tác các chức năng này. Điều hành tour giúp bạn chuẩn bị tốt nhất và không bị sót những công việc trong khâu tổ chức. Bao gồm các nhóm chức năng sau:

• Quản lý yêu cầu dịch vụ: Quản lý thông tin yêu cầu dịch vụ từ Bộ phận kinh doanh, kiểm tra thông tin và lập lịch, thực hiện việc đặt dịch vụ với nhà cung cấp.

• Quản lý đặt dịch vụ: Quản lý danh sách các đơn đặt dịch vụ (giữ chỗ) từ bộ phận điều hành gửi đến các nhà cung cấp dịch vụ, gửi và theo dõi lịch sử các đợt thanh toán tương ứng từ đơn đặt dịch vụ.

• Dịch Vụ Tour: Quản lý danh sách các dịch vụ thuộc một tour cụ thể trong giai đoạn báo giá, đề nghị tạm ứng đi tour, quyết toán tạm ứng tour và dịch vụ thực tế tour sử dụng.

• Quản lý tiến trình tour: Quản lý lịch trình tour, biết được tour đang ở đâu, sử dụng dịch vụ nào vào một ngày cụ thể.

• Lịch Hướng Dẫn Viên: Quản lý lịch điều phối hướng dẫn viên tham gia thực hiện tour.
  
  

  

Phân hệ kế toán, công nợ

Phân hệ này tập trung vào việc quản lý và theo dõi tình hình công nợ của Khách hàng, Đối tác, Nhà cung cấp dịch vụ tour. Việc thanh toán, chi trả được lưu trữ và quản lý tương ứng với từng đợt chi trả. Hệ thống hỗ trợ tính toán khoản còn nợ để người phụ trách thu hồi công nợ có thể nhanh chóng tham khảo và có kế hoạch thu hồi sớm nhất.
Bao gồm các nhóm chức năng chính sau:

• Thanh toán tour: quản lý tình trạng thanh toán và chi tiết các đợt thanh toán tương ứng với từng tour (tour đoàn). Quản lý tình trạng thanh toán và chi tiết các đợt thanh toán của booking và vé tour tương ứng với từng tour lẻ.

• Công nợ khách hàng: quản lý công nợ của khách hàng và các khoản nợ đến hạn khách hàng phải trả.

• Đề nghị thanh toán: quản lý chi tiết các phiếu đề nghị thanh toán tự bộ phận điều hành hoặc nhà cung cấp

• Công nợ nhà cung cấp: quản lý công nợ cần thanh toán cho các nhà cung cấp và các khoản nợ đến hạn phải thanh toán cho nhà cung cấp.

• Công nợ đối tác: quản lý công nợ của đối tác và các khoản nợ đến hạn đối tác phải trả.

• Tạm ứng đi tour: quản lý chi tiết các phiếu đề nghị tạm ứng tiền mặt cho Hướng Dẫn Viên đi tour.

Phân hệ này cũng hỗ trợ thực hiện thống kê tình hình công nợ từ tất cả Khách hàng, Đối Tác và Nhà cung cấp nhằm giới hạn định mức nợ và có kế hoạch thu hồi công nợ phù hợp.

Phân hệ Marketing & Chăm sóc khách hàng

Hệ thống cung cấp các chức năng dành cho marketing và chăm sóc khách hàng. Phân hệ này cung cấp các chức năng cho phép sử dụng hiệu quả kho dữ liệu phong phú trong công tác tiếp thị và chăm sóc hậu mãi, mang đến cho khách hàng sự hài lòng và trân trọng vào các dịp lễ, Tết, ngày sinh nhật hoặc khi có chương trình ưu đãi mới.
Bao gồm các nhóm chức năng sau:

• Quản lý Marketing: Nhận thông tin phản hồi từ khách hàng từ website, email, phone, fax,…

• Chương trình khuyễn mãi: Quản lý các chương trình khuyến mại. Mỗi chương trình có mức giảm giá theo % hoặc theo số tiền khi đăng ký tour trong khoãng thời gian khuyến mại áp dụng.

• Khách hàng (Đối tác, Người liên hệ, Du khách): Quản lý thông tin cơ bản của khách hàng (đối tác, người liên hệ, du khách) phục vụ công tác marketing và chăm sóc khách hàng

​Quản lý visa

Quản lý tài liệu, hồ sơ Visa theo khách hàng, liên kết hồ sơ Visa với danh sách khách hàng trong danh sách Tour. Cập nhật tình trạng hồ sơ Visa, deadline hồ sơ, thời gian dự kiến có Visa theo đoàn với các trạng thái: chưa nộp hồ sơ, đã nhận hồ sơ, đang xét, rớt, đậu, xin nộp lại

Phân hệ quản lý Báo cáo thống kê

Phân hệ này chủ yếu dành cho bộ phận quản lý hoặc các cấp liên quan theo phân quyền
Hệ thống cho phép trích xuất các thông tin được lưu trữ trong hệ thống dưới dạng các báo cáo, thống kê, biểu đồ nhằm hỗ trợ người quản lý trong việc theo dõi các thông tin chi tiết lẫn tổng quát một cách nhanh chóng, đầy đủ; đồng thời có những chiến lược lâu dài nhằm tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp. Các báo cáo, thống kê được thực hiện theo khoãng thời gian (từ ngày – đến ngày) với các tiêu chí tìm kiếm, thống kê đa dạng. Các báo cáo cũng được trích xuất ở dạng đồ thị hoặc biểu đồ giúp người dùng trực quan hóa các số liệu thống kê.

Phân hệ quản trị hệ thống

Chức năng dành cho người quản trị hệ thống thực hiện chức năng quản lý người dùng (user), quản lý vai trò người dùng (role), quản lý việc phân quyền trên chức năng, trên dữ liệu và ủy quyền cho người dùng thao tác trên chức năng/dữ liệu do nguời khác sở hữu. Hệ thống cung cấp các chức năng cho phép thực hiện việc cấu hình dữ liệu, thông số dùng chung cả hệ thống.

• Vai trò người dùng: quản lý các vai trò hoặc nhóm người dùng, mỗi vai trò/nhóm có thể thao tác một tập hợp các chức năng cụ thể.

• Danh sách người dùng: quản lý danh sách các người sử dụng hệ thống. Mỗi người sử dụng trực thuộc một hoặc nhiều vai trò/nhóm.

• Phân quyền: thiết lập quyền sử dụng của người dùng hoặc nhóm người dùng trên một chức năng cụ thể. Các quyền thao tác gồm: Thêm, Xóa, Sửa, Import, Export.

• Theo dõi quá trình truy suất vào hệ thống của các nhân viên

• Kiểm soát, đanh giá chất lượng công việc của nhân viên

Tiện ích nâng cao

Tính năng nâng cao được tích hợp trên phần mềm phù hợp với từng đặc thù của khách hàng

• Tính năng quản lý điều hành xe

• Tính năng tích hợp phản hồi của khách hàng về dịch vụ tour

• Công cụ marketing: Email, SMS